Verantwoording

De activiteiten van de stichting Madocke bestaan voorlopig uit boekenmarkten en een quizavond. De kosten van de stichting bestaan uit de kosten voor het onderhoud van de website en incidentele kleine uitgaven zoals voor de opslag van boeken. De rest van de opbrengst gaat naar goede doelen die door het bestuur worden geselecteerd uit de aanvragen of door het bestuur zelf opgemerkte behoeften bij kleinere stichtingen of verenigingen in de regio Zeeuws-Vlaanderen. Jaarlijks wordt een sociaal en financieel jaarverslag opgesteld dat wordt gepubliceerd op de website. Deze verantwoording bestaat uit het huishoudelijk reglement en de privacyverklaring.

Huishoudelijk Reglement van de Stichting Madocke

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Madocke gevestigd te Hulst ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 74063650;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20 februari 2019;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting te weten inzamelen van gelden ten behoeve van goede doelen en het bevorderen van al hetgeen daarvoor dienstig is, één en ander in de meest brede zin des woords.

Artikel 1 Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien;
  2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd;
  3. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting;
  4. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “vrijwilligersbeleid”.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur:

  1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
  2. Stelt de taken en bevoegdheden van de voorzitter vast;
  3. Neemt bestuursbesluiten;
  4. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur;
  5. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten.

De voorzitter:

  1. Heeft algemene leiding van de stichting;
  2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  3. Overlegt met officiële instanties;
  4. Geeft leiding aan het bestuur;
  5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  6. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  7. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  9. Stelt, in goed overleg met de overige bestuursleden, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks;
  10. Coördineert en stuurt activiteiten aan indien dit niet het geval lijkt;
  11. Bepaalt in samenspraak met het bestuur het vrijwilligersbeleid.

De secretaris:

  1. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
  2. Voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vice-voorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester;
  3. Adviseert het bestuur de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
  4. Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
  5. Onderhoudt de contacten met werk/projectgroepen over de voortgang van de werkzaamheden.
  6. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    • De datum en plaats van de vergadering;
    • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    • De verleende volmachten;
    • De genomen besluiten.
  7. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de externe communicatie (pers, website e.d.);
  8. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  9. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  10. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  11. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.

De penningmeester:

  1. Voert de financiële administratie;
  2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  3. Stelt financiële overzichten op;
  4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  6. Begroot inkomsten en uitgaven;
  7. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  8. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen. Feitelijke decharge vindt plaats middels een besluit van het bestuur;
  9. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Artikel 3 Procedure benoeming bestuur

  1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

Artikel 4 Besluiten van het bestuur

Het bestuur:

  1. Neemt met een meerderheid van stemmen besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
  2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
  3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  5. Staken de stemmen dan wordt het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan wordt het voorstel verworpen en kan de voordracht na een bedenktijd van twee weken opnieuw in stemming worden gebracht.

Artikel 5 Vergaderingen van het bestuur

  1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien meer dan 50% van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
  2. Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  5. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Artikel 6 De agenda en notulen

  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen; de secretarisstelt in goed overleg de conceptagenda op.
  2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 4 dagen voor aanvang van de vergadering door.
  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  4. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Artikel 7 Inbreng tijdens de vergadering

  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

Artikel 8 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • De media;
  • De plaatselijke/provinciale overheid.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met het bestuurslid dat is belast met de portefeuille communicatie/pr en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Artikel 9 Donaties, subsidies en declaraties

  1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
  2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  3. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  4. Bestuursleden zijn wel gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester;
  5. Reiskosten kunnen worden gedeclareerd a € 0,20 per kilometer. Bij grotere afstanden ( > 400 km) wordt dit vooraf mondeling of schriftelijk goedgekeurd door de penningmeester.
  6. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren.
  7. Ieder bestuurslid mag jaarlijks voor een bedrag van maximaal € 150,- aan een eigen gekozen goed doel besteden

Artikel 10 Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben kunnen veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Artikel 11 Rooster van aftreden

  1. Bestuursleden worden benoemd voor de periode van 4 kalenderjaren;
  2. Bestuursleden zijn herkiesbaar;
  3. Het rooster van aftreden wordt ieder 4 jaar opnieuw vastgesteld;
  4. Het rooster van aftreden is als volgt:
Nr. Naam 2022 2023 2024 2025
1 Trees Mangnus      x
2 Albert Stallaart      x
3 Annemiek Stallaart       x
4 Marco van Dorst       x
5 Chiara Middelhuis      x

Artikel 12 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 18 maart 2019

 

De voorzitter,                                                               De penningmeester

 

A.A. Stallaart                                                                 T. Mangnus

 

PRIVACYVERKLARING

AVG binnen de Stichting Madaocke

 

Dit is de privacyverklaring van de Stichting Madocke  gevestigd te Hulst ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 74063650, hierna te noemen: `Madocke`.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan : info@madocke.nl .

Doel gegevensverzameling

In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

  • Doel: Communicatie met u over activiteiten van Madocke;
  • Welke persoonsgegevens: uw mailadres en uw voor en achternaam;
  • Bewaartermijn: onbepaalde tijd;
  • Wie heeft toegang tot uw gegevens: de bestuursleden van Madocke;
  • Aan wie verstrekken wij onze gegevens: deze wordt aan niemand verspreid.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht Madocke te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij Madocke op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal Madocke deze verwijdering doorgeven aan alle bestuursleden.

 

Beveiliging persoonsgegevens

De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van Madocke. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. Madocke raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Fotoprotocol

Madocke hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van Madocke en voor social media zoals facebook, twitter en groeps-Whatsapp van het bestuur. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan Madocke zich houdt als het gaat om foto’s van bezoekers van onze activiteiten.

 

Gebruik website/social media

 

Madocke beheert de website www.madocke.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de stichting. Deze informatie is bestemd voor bestuursleden, externe contacten en belangstellenden.Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Madocke. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de stichting.

Tijdens alle activiteiten door de stichting mogen foto en video-opnames gemaakt worden door bestuursleden.Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.Er worden geen foto’s van individuele personen geplaatst op de website van Madocke, als betrokkenen bezwaar hebben gemaakt. Er worden geen gegevens genoemd anders dan van diegene met een bestuursfunctie binnen Madocke hebben.Als iemand een probleem heeft met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen.

Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen Madocke website en voor de eigen accounts op social media, zoals Facebook, twitter en instagram.

Sancties

Bestuursleden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen.

Wijziging van het privacy beleid

De Stichting past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Stichting raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Stichting wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens: info@madocke.nl

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons